Managementsecretaresse

Je denkt vooruit, houdt overzicht en regelt wat nodig is. Ook wanneer een dag anders loopt dan gepland. Als managementsecretaresse bij Prisma zorg jij dat managers kunnen vertrouwen op hun dagelijkse ondersteuning. Je krijgt ruimte om zelf zaken op te pakken en samen met je collega’s het supportteam verder vorm te geven.

Wat ga je doen als managementsecretaresse?

Je organiseert de secretariële en administratieve ondersteuning van één of twee managers. Je kent hun agenda en prioriteiten en zorgt dat afspraken, informatie en praktische zaken goed geregeld zijn. Een verzoek dat binnenkomt, pak je op. Je beoordeelt wat je zelf kunt afhandelen en wat aandacht van de manager vraagt.

Je plant overleggen en bijeenkomsten en zorgt dat de voorbereiding klopt. Je verzamelt de benodigde stukken, regelt de praktische zaken en legt waar nodig besluiten en acties vast. Daarna volg je afspraken op en handel je acties zelfstandig af waar dat kan.

In het contact met collega’s en andere betrokkenen ben je toegankelijk en behulpzaam. Je luistert naar hun vraag en helpt hen verder. Intussen houd je oog voor de planning en denk je mee over hoe het werk gemakkelijker of beter kan.

Met wie werk je samen?

Je vormt een vast duo met een managementondersteuner. Jij richt je op de dagelijkse organisatie en secretariële ondersteuning. Je collega ondersteunt de manager inhoudelijk bij belangrijke processen. Jullie stemmen het werk goed op elkaar af en werken samen met de andere collega’s van het supportteam. Je leidinggevende is de Coördinator Supportteam.

Wat breng jij mee?

Je vindt het prettig om anderen werk uit handen te nemen en neemt daar zelf initiatief in. Je schakelt gemakkelijk als plannen veranderen en blijft zorgvuldig, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt.

• Je hebt een relevante opleiding in een secretariële of managementondersteunende richting en meerdere jaren ervaring met het ondersteunen van managers.

• Je communiceert helder en prettig. Je luistert goed, denkt mee en maakt duidelijke afspraken.

• Je werkt gemakkelijk met digitale systemen en maakt je nieuwe toepassingen snel eigen.

• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd.

Wat krijg je bij Prisma?

Je krijgt vertrouwen om je werk zelfstandig te organiseren. Ook jouw ideeën over de samenwerking en inrichting van het supportteam zijn welkom. Je werkt op ons centraal kantoor in Waalwijk, Noord-Brabant, dicht bij de collega’s met wie je samenwerkt.

• Een functie voor minimaal 32 uur per week.

• Een salaris van €2.951,- tot €3.980,- euro bruto per maand bij een fulltime dienstverband, volgens FWG 40 van de cao Gehandicaptenzorg.

• Een jaarcontract met de intentie om dit te verlengen voor onbepaalde tijd.

• Een eindejaarsuitkering van 8,33 procent en balansverlof naast je vakantieverlof.

• Ruimte voor scholing en persoonlijke ontwikkeling, en extra’s zoals korting op je sportabonnement.

Werken bij Prisma

Prisma ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking bij hun kwaliteit van leven. We kijken naar wat iemand nodig heeft, wat iemand zelf kan en wat het leven voor die persoon waardevol maakt. Dat vraagt ook om een organisatie waarin collega’s goed kunnen samenwerken en op elkaar kunnen bouwen. Vanuit het supportteam draag jij daaraan bij.

Enthousiast geworden?

Zie jij jezelf al werken als managementsecretaresse bij Prisma? Solliciteer dan vóór 1 december! De eerste gesprekken vinden plaats op 7 of 8 december.

Wil je eerst meer weten over het werk of het team? Neem gerust contact op met Esther Vaarties, manager Mens & Organisatie, via 0652002933.

Wij zijn Prisma. Wie ben jij?

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.